Membuat Buku Kas Sederhana
dan Aplikatif dengan Excel
Oleh : Syarifuddin
Buku Kas sudah tidak asing lagi bagi yang bergelut dalam hal administrasi keuangan. Buku kas merupakan informasi penting yang mutlak harus terselenggara untuk setiap pengelolaan administrasi keuangan, dari yang sekedar hanya ingin mengetahui saldo sampai kepada pengolahan data lebih lanjut untuk kepentingan pengolahan laporan keuangan atau akuntansi. Bagi yang hanya sekedar mengetahui saldo, buku kas merupakan informasi terakhir baginya. Sedangkan bagi yang berkepentingan untuk laporan keuangan atau akuntansi, buku kas merupakan data yang perlu diolah lagi menjadi informasi yang lengkap.
Di sini kita hanya membicarakan bagaimana membuat Buku Kas sederhana & aplikatif melalui Microsoft Excel, yang mana dengan buku kas tersebut sudah dapat memberikan informasi yang memadai untuk membuat sebuah keputusan. Sedangkan pembahasan Buku Kas untuk pengolahan laporan keuangan atau akuntansi bisa dilihat dalam ebook Membuat Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel, dimana buku kas hanya bagian kecil dari laporan keuangan.
Pembahasan ini perlu saya tampilkan dalam rangka untuk membantu dan mempermudah para administrator sederhana yang tidak mengerti pembukuan atau akuntansi, dan hanya mengerti debet, kredit dan saldo buku kas saja. Nah alangkah baiknya saya tingkatkan kemampuannya dengan olah data buku kas yang informatif sehingga dapat memberikan informasi yang lebih.
Langsung saja kita mulai, buat terlebih dulu format buku kas seperti gambar di bawah (tampilan lebih jelas klik gambar).
Buatlah format Buku Kas di Excel persis seperti gambar Buku Kas di atas, baris-baris, kolom-kolom dan keterangan-keterangannya. Kita akan membuat rumus-rumus pada sel-sel kotak yang berwarna gelap.
Rumus pada kolom Saldo adalah rumus saldo berjalan, sehingga tatkala kita memasukkan nilai pada kolom Debet atau Kredit maka nilai pada kolom Saldo akan menghitung secara otomatis, yakni nilai saldo berjalan. Untuk rumus kolom saldo kita akan menggunakan kombinasi formula IF, OR dan Penjumlahan.
Sedangkan rumus pada baris Jumlah (di bagian bawah) adalah rumus penjumlahan kolom Debet dan Kredt. Rumus penjumlahan ini bukan rumus penjumlahan biasa (SUM), tapi rumus penjumlahan yang dinamis, yang mana rumus ini akan terkait dengan sebuah filter data, sehingga ketika kita memfilter data berdasarkan kode tertentu, maka rumus penjumlahan ini akan menghitung nilai data sesuai dengan filter yang ditampilkan. Untuk rumus baris jumlah ini kita akan menggunakan formula SUBTOTAL.
Membuat Rumus Saldo Berjalan :
1. Letakkan kursor tepat pada Sel G3
2. Ketikkan rumus pada sel tersebut dengan rumus berikut :
=IF(OR(E3<>0;F3<>0);SUM(E$3:E3)-SUM(F$3:F3);0)
Catatan : tanda pemisah rumus bisa koma ( , ) atau titik koma ( ; ) tergantung setting di komputer.
3. Kemudian copy rumus di Sel G3 ke sel-sel di bawahnya hingga hasilnya seperti gambar berikut.
Membuat Rumus Jumlah Dinamis :
1. Letakkan kursor tepat pada Sel E19
2. Ketikkan rumus pada sel tersebut dengan rumus berikut :
=SUBTOTAL(9;E3:E18)
3. Kemudian copy rumus di Sel E19 ke sel di sampingga hingga hasilnya seperti gambar berikut.
4. Buatlah Filter pada Buku Kas dengan terlebih dulu memblok dari sel A2 sampai G18, kemudian klik menu Data > Filter seperti gambar berikut.
5. Nah sekarang silahkan coba filter kode tertentu pada kolom “Kode” lihat hasilnya pada nilai jumlah Debet dan Kredit akan menyesuaikan sesuai nilai yang difilter.
Dan seterusnya……
KESIMPULAN :
Dari Buku Kas tersebut kita dapat melihat 2 informasi penting, nilai saldo berjalan dan rekap transaksi berdasarkan kode tertentu. Nilai rekap transaksi berdasarkan kode tertentu mengingatkan kita pada Buku Besar dalam akuntansi, jadi fungsinya sama seperti Buku Besar yang memuat rincian transaksi berdasarkan kode rekening (akun) tertentu dalam transasksi akuntansi.
