Belajar Rumus Excel

Trik Mengambil Perwakilan Data dari

Sekian Banyak Data dengan Rumus Fungsi

Oleh : Syarifuddin
Agar lebih jelas apa maksud judul postingan di atas, saya ilustrasikan melalui sebuah gambar berikut.

Dari sekian banyak data di samping ada kelompok data 1001 jumlahnya sekian, kelompok data 1003 jumlahnya sekian, kelompok data 1004 jumlahnya sekian dan seterusnya. Nah bagaimana caranya hanya mengambil satu data perwakilan dari sekian jumlah kelompok data. Kalau seandainya jumlah data sedikit, tentu cukup mudah bagi kita untuk melakukannya secara manual. Nah bagaimana jika seandainya jumlah datanya ribuan dan kita ingin mengambil satu perwakilan dari kelompok data.
Nah bagaimana? ada yang tahu caranya. Sekarang ikuti langkah-langkah triknya berikut di bawah.
PERTAMA : Urutkan terlebih dulu kolom data secara Ascending (dari kecil ke besar atau jika abjad dari A-Z) atau Discending (dari besari ke kecil atau jika abjad dari Z-A). Blok terlebih dulu kolom data dan satu kolom disamping kanan data (jadi 2 kolom) dengan meng-klik di bagian header kolom.
Lalu gunakan (klik) perintah Sort – Ascending atau Sort – Discending

KEDUA : Buatlah rumus di sel baris sejajar dengan baris pertama data dengan rumus fungsi di Sel D2 =IF(B1<>B2;B2;”"). Keterangan : “” (tanda petik dua 2 kali)
Lalu copy-kan rumus di Sel D2 ke sel-sel kolom di bawahnya. Hasilnya seperti gambar berikut.

KETIGA : Hasil pada kolom D masih berupa rumus, sehingga akan sulit bagi kita jika ingin mengurutkan (merapatkan baris) atau memindahkan ke tempat lain. Oleh karena itu hasil rumus harus dirubah ke dalam bentuk nilai (value). Caranya blok seluruh hasil pada kolom D lalu klik perintah copy tekan CTR C lalu disusul klik kanan pada kolom hasil dan pilih perintah Paste Special > Values, lalu klik OK. Maka rumus akan berubah menjadi nilai atau value.
Nah silahkan mencoba dan praktekkan pada sejumlah data atau kasus-kasus yang akan ditemui dalam pekerjaan.